Das Problem
Für professionell aussehende Briefe oder E-Mails kann es hilfreich sein, seine Unterschrift unter das Dokument zu setzen. Nun ist es aufwändig, ein Dokument erst zu schreiben, dann auszudrucken, dann zu unterschreiben, anschließend zu scannen und als PDF oder ähnliches zu verschicken.
Unterschrift scannen
Wenn die Schriftform für einen Vertrag oder ähnliches nichts anderes vorsieht, kann man seine eigene Unterschrift einmalig einscannen und als Grafik auf dem Rechner speichern.
Doch jedesmal die Datei über Einfügen–>Bild einzubinden kann ganz schön nervig sein! DAS GEHT SCHNELLER!
Hierfür gibt es seit Office 2007 die Schnellbausteine (in früheren Versionen Autotext genannt). Über die Schnellbausteine lassen sich ganze Textphrasen, aber auch Grafiken, Textfelder, Deckblätter und vieles mehr über ein Kürzel ganz schnell in ein Dokument einfügen.
Weitere Infos zum Erstellen von Schnellbausteinen gibt es hier –> Schnellbausteine und hier –> Auto-Text in Word und Outlook
Unterschrift und Name positionieren
Erstelle ein neues Dokument mit STRG + N
E+n.
Nun schreib Deinen Namen. z.B. Paul Smith. Jetzt gehe in den Reiter Einfügen–>Illustrationen–>Bilder, wähle dort Deine gescannte Unterschrift aus und klicke auf Einfügen.
Die Grafik wird „als Text in Zeile“ eingefügt – das ändern wir später! Sollte die Grafik keine png-Datei sein oder einen einfarbigen (meist weißen) Hintergrund haben, dann wäre es toll, diesen Hintergrund transparent zu gestalten – genannt Freistellen. Wie das geht kannst Du hier lesen: Office vs. Photoshop
Ändere, falls nötig, die Größe Deiner Grafik. Jetzt stelle den Textumbruch auf „vor den Text„.
(Bildtools–>Format–>Anordnen–>Textumbruch–>vor den Text). Ab Office 2010 kannst Du auch auf das kleine Kästchen rechts oben neben der Grafik klicken.
Positioniere nun die Unterschrift oberhalb Deines Namens.
Ziehe zuguterletzt das Anker-Symbol (links neben der markierten Grafik zu sehen) auf die Zeile, in der Dein Name steht! Das ist wichtig, damit die Grafik mit dem Absatz verbunden bleibt, in welchem der Name steht.
Schnellbaustein erstellen
Nun kommen wir zum Eigentlichen:
Markiere den Absatz mit Deinem Namen. (Mauszeiger an den linken Rand bewegen und wenn er nach rechts oben zeigt, klicken!) Die Grafik muss mit ausgewählt sein!
Jetzt gehe auf Einfügen–>Text–>Schnellbausteine–>Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…
In dem Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ gib einen kurzen Namen ein, den Du Dir merken kannst (z.B. Deine Initialen).
Lass am besten alle anderen Einstellungen unverändert und klicke auf OK.
Nun hast Du den Schnellbaustein „ps“ (in meinem Beispiel) gespeichert.
Schnellbaustein einfügen
Die rechtmäßige Wirksamkeit von mit gescannten Unterschriften unterschriebenen Dokumenten ist strittig! An dieser Stelle sei vorsorglich darauf hingewiesen, dass ein Dokument mit einer Grafik als Unterschrift rechtsunwirksam sein kann.
Mehr Informationen liefert das BGB §126ff. Oder auch dieser Hinweis: BWR-Media
